Algemene Voorwaarden van Dienstverlening (‘Algemene Voorwaarden’)
1. LEXCOM Advocaten
1.1. LEXCOM Advocaten BV, met maatschappelijke zetel te 9000 Gent, Kortrijksesteenweg 567, ingeschreven in het RPR Gent (afdeling Gent) en de KBO met ondernemingsnummer BTW BE0458.239.480 (tel.: +32 (0)9 245 64 40); e-mail: secretariaat@lexcom.be) (‘LEXCOM’), is een samenwerking tussen advocaten. Alle advocaten werkzaam bij LEXCOM zijn verbonden aan de Balie van Gent.
1.2. Indien LEXCOM een opdracht aanvaardt, komt een dienstverleningsovereenkomst tot stand tussen de Cliënt en LEXCOM (hierna: ‘Dienstverlening’), en dit zelfs indien de Cliënt de opdracht heeft gegeven met het oog op de uitvoering van de Dienstverlening door een specifieke advocaat (partner, medewerker en stagiair) die deel uitmaakt van LEXCOM.
1.3. De Cliënt aanvaardt dat de advocaten (partner, medewerker en stagiair – hierna ‘Advocaten’) en aangestelde van LEXCOM hun diensten leveren in naam en voor rekening van LEXCOM, en zelf geen verplichting aangaan en hebben ten aanzien van de Cliënt.
2. De Dienstverlening
2.1. De Dienstverlening van LEXCOM omvat onder meer adviesverlening, bijstand bij bemiddeling-onderhandeling-procedure, opstellen van overeenkomsten en andere documenten, en optreden als (bijzonder) lasthebber.
2.2. De Dienstverlening zal steeds worden geformaliseerd in een Cliëntenovereenkomst met een omschrijving van de Opdracht, die behalve de omschrijving ook alle (rechts)handelingen omvat die nodig of nuttig zijn om de Opdracht uit te voeren. De Dienstverlening kan ten alle tijde uitgebreid of aangepast worden. De Cliënt gaat akkoord dat de eventuele uitbreiding of aanpassing van de Opdracht vormvrij kan worden vastgelegd, en onder meer kan blijken uit correspondentie, uit de (zelfs stilzwijgende) aanvaarding van prestaties of de betaling van facturen.
2.3. De Dienstverlening komt tot stand en vangt aan (i) op het moment dat LEXCOM de door Cliënt ondertekende Cliëntenovereenkomst en Algemene Voorwaarden heeft ontvangen, dan wel (ii) wanneer LEXCOM op uitdrukkelijk verzoek van de Cliënt is aangevangen met de uitvoering van de gegeven Opdracht.
2.4. De Cliëntenovereenkomst en Algemene Voorwaarden worden geldig aanvaard door originele of elektronische ondertekening, dan wel via een scan of fax van een origineel ondertekend exemplaar. De Cliënt heeft zich geldig verbonden van zodra hij de Cliëntenovereenkomst en Algemene Voorwaarden heeft ondertekend, ook zonder dat een door LEXCOM tegengetekend exemplaar wordt terugbezorgd.
3. Toepassingsgebied van de Algemene Voorwaarden
3.1. De Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op elke Dienstverlening tussen LEXCOM en de Cliënt, en maakt er één geheel mee uit. De Algemene Voorwaarden, aansprakelijkheidsbeperking en tarieven blijven als raamovereenkomst van kracht op alle opdrachten die door de Cliënt worden gegeven na de ondertekening van de Cliëntenovereenkomst, tot een nieuwe cliëntenovereenkomst voor die betreffende opdracht wordt ondertekend.
3.2. De Cliënt ontvangt bij aanvang van de Dienstverlening een kopie van de Algemene Voorwaarden (in papieren vorm, per e-mail of andere elektronische vorm). Wanneer de Cliënt aldus verder beroep doet op de diensten van LEXCOM wordt de Cliënt geacht de Algemene Voorwaarden te kennen en deze zonder voorbehoud te hebben aanvaard. De Algemene Voorwaarden zijn alsdan van toepassing vanaf de eerste prestatie en voor de duur van de Dienstverlening. De toepassing van de algemene voorwaarden van de Cliënt is uitgesloten.
3.3. LEXCOM behoudt zich het recht voor de Algemene Voorwaarden te wijzigen in overeenstemming met de wijzigingen in haar bedrijfsvoering, dan wel economische en/of juridische noodwendigheden. LEXCOM zal de gewijzigde Algemene Voorwaarden ten minste één (1) maand voor de inwerkingtreding per e-mail of andere elektronische vorm aan de Cliënt ter kennis brengen. Bij gebrek aan schriftelijk bezwaar binnen één (1) maand na kennisgeving, wordt de Cliënt geacht de gewijzigde Algemene Voorwaarden zonder voorbehoud te hebben aanvaard. Desgevallend heeft de Cliënt de mogelijkheid om de Dienstverlening kosteloos per aangetekend schrijven op te zeggen tegen het ogenblik waarop de gewijzigde Algemene Voorwaarden ingang vinden.
4. Identificatie van de Cliënt
4.1. Overeenkomstig de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten (“Witwaspreventiewet”) en de Codex Deontologie van Advocaten is LEXCOM ertoe gehouden bepaalde informatie over de Cliënt, zijn bestuurders en andere lasthebbers, uiteindelijke begunstigden, handelstransacties en zakelijke relaties op te vragen en te verifiëren. Desgevallend dient LEXCOM de herkomst van de gelden of vermogensbestanddelen te bevragen.
4.2. De Cliënt dient op eerste verzoek zijn identiteitsgegevens aan de hand van officiële documenten te bezorgen, in voorkomend geval ook de identiteitsgegevens van zijn lasthebbers. De Cliënt verbindt er zich bovendien toe LEXCOM de gevraagde informatie te verstrekken en haar bovendien onverwijld in te lichten omtrent enige wijziging van de situatie.
4.3. LEXCOM mag de informatie van de Cliënt controleren door gebruik te maken van externe elektronische databases. De verkregen informatie (o.m. identificatie, de kenmerken van de cliënt, alsook het doel en de aard van de verrichting) wordt in de archieven van LEXCOM bijgehouden en geactualiseerd gedurende de in de Witwaspreventiewet bepaalde periode. De Cliënt is zich bewust van de uitgebreide identificatieverplichtingen die worden opgelegd door de Witwaspreventiewet en aanvaardt dat de hiermee in overeenstemming zijnde kosten en erelonen worden in rekening gebracht.
4.4. Het is LEXCOM bij wet verboden om een zakelijke relatie aan te gaan met een Cliënt wanneer deze de gevraagde informatie niet binnen de twee weken na de eerste vraag daartoe overmaakt; LEXCOM is alsdan gerechtigd af te zien van de Dienstverlening, en indien zij reeds heeft opgetreden de professionele relatie en derhalve de Dienstverlening voor de Cliënt onmiddellijk te beëindigen.
4.5. LEXCOM stelt de Cliënt ervan in kennis dat zij in bepaalde omstandigheden de plicht heeft om de Stafhouder van haar balie onmiddellijk in te lichten omtrent feiten die worden vermoed verband te houden met het witwassen van geld of de financiering van terrorisme, en om alle betrokken informatie en nuttige documenten over te maken. De Stafhouder beslist vervolgens of de ontvangen informatie al dan niet wordt gemeld aan de Cel voor Financiële Informatieverwerking. Het is LEXCOM en de Stafhouder verboden om de Cliënt in te lichten dat informatie werd meegedeeld of dat er een onderzoek aan de gang is.
5. Uitvoering van de Dienstverlening
5.1. Dienstverlening door LEXCOM
5.1.1. LEXCOM is een onafhankelijke dienstverlener. LEXCOM zal de juridische diensten verstrekken waarvoor de Cliënt opdracht geeft, doch enkel voor zover de deontologie, een belangenconflict of andere factoren LEXCOM niet verhinderen om de instructies van de Cliënt op dat ogenblik op te volgen. De Cliënt zal redelijkerwijze op de hoogte worden gehouden van de evolutie van het dossier.
5.1.2. LEXCOM zal haar Dienstverlening met de nodige professionaliteit en toewijding verlenen, en zal alle redelijke inspanningen leveren om de opdracht en de diensten uit te voeren zoals een normaal en voorzichtig advocaat geplaatst in dezelfde omstandigheden zou doen. Hierbij zal rekening worden gehouden met de aard, urgentie en complexiteit van de zaak, alsook met de zorgvuldigheid van de Cliënt om duidelijke en tijdige instructies te geven, volledige en accurate informatie te verstrekken en tijdig te reageren. De Dienstverlening is een loutere middelenverbintenis, tenzij de wet of uitdrukkelijke overeenkomst tussen Cliënt en LEXCOM uitdrukkelijk een resultaatsverbintenis voorziet.
5.1.3. LEXCOM kan naar eigen inzicht opdrachten of bepaalde aspecten ervan intern verdelen of herverdelen onder haar Advocaten, tenzij de Cliënt zich hiertegen uitdrukkelijk verzet.
5.2. Derden
5.2.1. LEXCOM kan beslissen om een beroep te doen op derden om de Cliënt professioneel bij te staan. De Cliënt geeft hierbij machtiging aan LEXCOM om vrij de keuze te bepalen van een gespecialiseerd advocaat of een gerechtsdeurwaarder. Voor de keuze van iedere andere derden zoals een notaris, accountant, deskundige of vertaler zal LEXCOM overleggen met de Cliënt.
5.3. Instructies en informatieverstrekking door de Cliënt
5.3.1. De Cliënt verbindt zich ertoe om spontaan en gedurende de gehele duur van de Dienstverlening aan LEXCOM accurate, behoorlijke en tijdige instructies te geven, met inbegrip van alle relevante en noodzakelijke inlichtingen, feiten, omstandigheden of gegevens, noodzakelijk voor de uitvoering van de gegeven Opdracht.
5.3.2. De Cliënt dient steeds tijdig te handelen (d.i. één-derde van de beschikbare termijn nooit overschrijden), zowel bij het geven van instructies, als het verstrekken van informatie al dan niet op verzoek van LEXCOM.
5.3.3. Instructies die door de Cliënt per mail worden verstuurd, worden slechts geacht gegeven te zijn vanaf het ogenblik dat LEXCOM een expliciete ontvangstbevestiging heeft verstuurd.
5.3.4. De Advocaten van LEXCOM zijn gebonden door het beroepsgeheim; zij zullen de instructies en alle informatie die zij in de loop van de Dienstverlening ontvangen confidentieel houden. Niettemin mogen zij confidentiële informatie voor zover noodzakelijk (‘need-to-know’) doorgeven aan andere partijen (bv. accountant, gerechtsdeurwaarder, vertaler) die in het dossier van de Cliënt werken.
5.4. Informatie en verwerking van persoonsgegevens
5.4.1. De Cliënt geeft de uitdrukkelijke toestemming aan LEXCOM om alle informatie nodig voor de Dienstverlening, daarin begrepen de persoonsgegevens, de bijzondere categorie van persoonsgegevens en gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten, te verwerken voor een of meerdere doeleinden in het kader van de Dienstverlening. Van zodra LEXCOM de Dienstverlening aanvaardt bezorgt de Cliënt-rechtspersoon onverwijld aan LEXCOM de geschreven toestemming van alle natuurlijke personen die de Cliënt bij de Dienstverlening betrekt of waarvan hij de persoonsgegevens, de bijzondere categorie van persoonsgegevens en gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten doorgeeft, behalve indien dit de behartiging van zijn belangen in gevaar zou brengen.
5.4.2. LEXCOM is de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens van zowel de Cliënt als alle personen die bij de uitvoering van de Dienstverlening zijn betrokken. De verwerkingsgronden waarop LEXCOM zich beroept zijn, behoudens de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene, de noodzaak voor het uitvoeren van de Dienstverlening, de noodzaak voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang. Bijzondere categorie(en) en strafrechtelijke persoonsgegevens worden, tenzij op basis van de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene, verwerkt in zoverre de verdediging van de belangen van de Cliënt dit vereist en/of indien dit noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, in een gerechtelijke procedure dan wel in een administratieve of buitengerechtelijke procedure.
5.4.3. LEXCOM kan de persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de Dienstverlening delen met derden, zoals overheidsinstanties, gerechtelijke autoriteiten, de gemandateerden of (juridische) adviseurs van de Cliënt, (tegen)partijen en hun (juridische) adviseurs betrokken bij de uitvoering van de Dienstverlening, juridische actoren (zoals gerechtsdeurwaarders en gerechtelijke deskundigen), etc. In geval van doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER wordt steeds een passend beschermingsniveau gewaarborgd.
5.4.4. LEXCOM houdt de persoonsgegevens niet langer bij dan noodzakelijk is, onder meer rekening houdende met de wettelijke bewaar- en verjaringstermijn en de beroepsaansprakelijkheid van LEXCOM.
5.4.5. De betrokkene beschikt betreffende de verwerking van zijn persoonsgegevens over hiernavolgende rechten: recht tot inzage, recht tot verbetering, recht tot verwijdering, recht tot beperking van de gegevensverwerking, recht tot bezwaar tegen de verwerking voor bepaalde doeleinden, recht tot intrekking van zijn toestemming, recht op vrije gegevensoverdracht. De betrokkene kan zijn rechten uitoefenen door LEXCOM te contacteren per e-mail gericht aan secretariaat@lexcom.be of per post gericht aan LEXCOM Advocaten BV, 9000 Gent, Kortrijksesteenweg 567, steeds vergezeld van een kopie van de voorzijde van zijn identiteitskaart of een soortgelijk document aan de hand waarvan de betrokkene kan worden geïdentificeerd.
5.4.6. LEXCOM verbindt zich ertoe om binnen een termijn van één maand de betrokkene een gemotiveerd antwoord te verstrekken, dan wel de motivering te geven waarom niet op het verzoek wordt ingegaan. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek kan die termijn met twee maanden worden verlengd. Dit antwoord moet op gemotiveerde wijze aangeven waarom de advocaat (niet) ingaat op het (de) gevraagde verzoek(en) van de betrokkene. LEXCOM kan hiervoor een redelijke vergoeding aanrekenen in het licht van de administratieve kosten waarmee het inwilligen van het (de) verzoek(en) gepaard gaat/gaan.
5.4.7. De betrokkene kan steeds een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (contactgegevens op www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).
5.5. Documenten van LEXCOM
5.5.1. LEXCOM is enkel gebonden door schriftelijk verstrekte adviezen en andere documenten die definitief zijn en ondertekend werden door een Advocaat.
5.5.2. Alle documenten die LEXCOM aan de Cliënt overmaakt (zoals bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend, overeenkomsten, adviezen, memoranda, nota’s, procedurestukken, vennootschapsdocumenten, briefwisseling en e-mails, al dan niet in ontwerpvorm – hierna: ‘Documenten’), zijn uitsluitend bestemd ten voordele van en tot gebruik door de Cliënt en dit voor het doel omschreven in de Dienstverlening. Behoudens anders bepaald in de wet, mogen de Documenten van LEXCOM niet worden overgemaakt aan derden of anderzijds worden verspreid, noch worden gebruikt voor enig ander doel, zonder haar voorafgaande, schriftelijke toestemming.
5.5.3. Alle Documenten opgesteld door LEXCOM zijn beschermd door intellectuele eigendomsrechten, die uitsluitend toebehoren aan LEXCOM. De door LEXCOM opgestelde Documenten en alle andere overgemaakte intellectuele werkzaamheden, ongeacht in welke vorm, mogen door de Cliënt zelf dan wel met behulp van derden niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming worden verveelvoudigd, openbaar gemaakt of op welke wijze ook worden gebruikt, anders dan in het kader van de aan LEXCOM toegekende Opdracht of het door LEXCOM toegelaten gebruik.
5.5.4. De Dienstverlening wordt uitsluitend verstrekt ten behoeve van de Cliënt en derden kunnen hieraan geen rechten ontlenen. LEXCOM is in geen geval aansprakelijk ten aanzien van derden die hun vertrouwen zouden stellen in het ongeoorloofd gebruik van deze Documenten.
5.6. Verantwoordelijkheid van de Cliënt voor de eigen bedrijfsvoering
5.6.1. De door LEXCOM in uitvoering van de Dienstverlening verstrekte adviezen en andere documenten vormen niet het enige element waarmee de Cliënt rekening zal houden bij de beslissing(en) die hij neemt. De Cliënt blijft als enige de eindverantwoordelijk voor zijn beslissingen in het kader van zijn bedrijfsvoering.
5.6.2. De Cliënt zal in het kader van de Dienstverlening door LEXCOM en alle daarbij betrokken transacties op elk ogenblik toezien op de bescherming van zijn eigen belangen en vermogen, waaronder de verificatie van de wettelijkheid en de commerciële haalbaarheid van de transactie, de intenties van de andere partijen bij de transactie en de controle van de financiële rekeningen. Hij aanvaardt hiervoor de uitsluitende verantwoordelijkheid.
5.7. Communicatie
5.7.1. De Cliënt verbindt er zich toe LEXCOM accurate contactgegevens te verstrekken, en LEXCOM onmiddellijk in te lichten omtrent elke wijziging. De Cliënt zal erop toezien dat de opgegeven communicatiemiddelen blijven functioneren en voldoende garanties bieden op het vlak van veiligheid en confidentialiteit.
5.7.2. De Cliënt aanvaardt dat LEXCOM elektronisch met haar communiceert op het opgegeven adres en dat e-mails niet geëncrypteerd worden verzonden. Cliënt erkent dat elektronische communicatie afhankelijk is van de tussenkomst van derden, dat het gebruik van elektronische communicatie risico’s met zich meebrengt, dat het niet steeds mogelijk is om elektronische gegevens volledig, veilig, zonder vergissingen en zonder virussen over te maken en dat, bijgevolg, elektronische communicatie verloren kan gaan, kan worden onderschept, vervalst, vernield of vertraagd of onbruikbaar kan worden gemaakt. Cliënt erkent dat geen enkel systeem of procedure dergelijke risico’s volledig kan uitsluiten en bevestigt dat ze die risico’s aanvaardt, het gebruik van elektronische communicatie toelaat en alle beschikbare en passende middelen zal gebruiken om de meest verspreide virussen op te sporen alvorens informatie langs elektronische weg door te zenden.
5.7.3. Cliënt is verantwoordelijk voor de bescherming van haar eigen systemen en gegevens. In geen geval kan LEXCOM aansprakelijk worden gesteld voor enige schade geleden door het gebruik van elektronische communicatie tussen de Cliënt en LEXCOM.
5.8. Derdengelden
5.8.1. Alle gelden die LEXCOM namens de Cliënt houdt of ontvangt, zullen op een afzonderlijke ‘derdenrekening’ worden geboekt.
5.8.2. LEXCOM zal de gelden, zo snel als praktisch mogelijk is na ontvangst ervan, overmaken aan de rechthebbende derde dan wel de Cliënt. Indien LEXCOM een bedrag niet onmiddellijk kan doorstorten, verwittigt hij de Cliënt van de ontvangst van het bedrag en brengt hij hem op de hoogte van de reden waarom het bedrag niet wordt doorgestort.
5.8.3. LEXCOM mag op de bedragen die zij ontvangt voor rekening van de Cliënt sommen inhouden tot dekking van de openstaande facturen. LEXCOM brengt de Cliënt hiervan schriftelijk op de hoogte. Deze bepaling doet geen afbreuk aan het recht van de Cliënt om de facturen van LEXCOM te betwisten en betaling van deze ingehouden bedragen te vorderen.
5.8.4. Het feit dat LEXCOM openstaande facturen inhoudt op dergelijke bedragen, verandert niets aan de verplichting van de Cliënt om de verschuldigde btw daarop te voldoen.
6. Ereloon – Kosten – Facturatie
6.1. LEXCOM voert de Dienstverlening uit tegen de betaling van erelonen en kosten. LEXCOM is btw-plichtig.
6.2. Ereloon
6.2.1. Het toepasselijke ereloon wordt bepaald door LEXCOM nadat een eerste inschatting van de Opdracht is gemaakt, en wordt vastgesteld in de Cliëntenovereenkomst.
6.2.2. Het ereloon van LEXCOM wordt berekend op basis van een uurtarief dan wel op forfaitaire basis. Het ereloon kan verschillen naar gelang de mate van verantwoordelijkheid, ervaring en anciënniteit van de bij de Dienstverlenging betrokken Advocaten (partner, medewerker, stagiair) en de aard en complexiteit van de Dienstverlening. De Cliënt kan het actuele statuut van de Advocaten van LEXCOM steeds terugvinden op de website www.lexcom.be.
6.2.3. De uurtarieven en forfaitair ereloon kunnen jaarlijks worden aangepast aan de gezondheidsindex als volgt: nieuw tarief = (vorig tarief maal nieuwe index) / basisindex. Als basisindex geldt het indexcijfer van de maand waarin de Dienstverlening in werking is getreden.
6.2.4. LEXCOM behoudt zich het recht voor om het ereloon (uurtarief of forfaitair) aan te passen indien (i) bij de uitvoering van de Dienstverlening blijkt dat de feitelijke omstandigheden afwijken van de bij de initiële vaststelling meegedeelde informatie of gemaakte veronderstellingen, (ii) indien zich omstandigheden voordoen waarover LEXCOM geen controle heeft.
6.2.5. LEXCOM behoudt zich het recht voor om een correctie op het ereloon met factor 1,5 tot 2,0 aan te rekenen op het ereloon (uurtarief of forfaitair) in functie van een wijziging in de aard, de inzet, de moeilijkheidsgraad of het dringend karakter van de Dienstverlening.
6.2.6. LEXCOM heeft het recht om een ‘succes fee’ in rekening te brengen in het geval en in de mate dat de Dienstverlening met een gunstig resultaat wordt uitgevoerd.
6.3. Kosten
6.3.1. Onverminderd de aanrekening van erelonen, brengt LEXCOM volgende kosten in rekening:
algemene kantoorkosten (o.m. secretariaatswerk, nutsvoorzieningen kantoor, telecommunicatie, bibliotheek, verzekeringen, permanente vorming, etc.) worden forfaitair berekend a rato van een gemiddeld percentage van 12% op het gefactureerde ereloon;
dossier-specifieke kosten (o.m. kosten opening dossier, verzendkosten, fotokopies, verplaatsingskosten, etc.) worden aangerekend volgens de toepasselijke standaardtarieven, die op eenvoudig verzoek kunnen worden geraadpleegd;
voorgeschoten kosten: indien LEXCOM ten behoeve van de Cliënt erelonen of kosten betaalt aan derden (o.m. gerechtskosten, deurwaarderskosten, vertaalkosten, etc.), dan handelt LEXCOM uitsluitend als tussenpersoon en dient de Cliënt de betaalde bedragen aan LEXCOM terug te betalen; deze voorgeschoten kosten zullen afzonderlijk op de factuur tegen kostprijs worden vermeld.
6.4. Provisies
6.4.1. Afhankelijk van de aard van het dossier kan LEXCOM een provisie (en eventueel bijkomende provisie) opvragen als waarborg voor de betaling van de facturen voor erelonen en kosten. LEXCOM behoudt zich het recht voor om de uitvoering van de Dienstverlening pas aan te vatten of te schorsen tot na ontvangst van betaling van de provisie(s).
6.4.2. LEXCOM heeft hiervoor een afzonderlijke (bank)rekening (‘provisierekening’) geopend met als tegenpost een schuld op het passief van haar balans. Naarmate er tussentijdse facturen worden opgesteld voor ereloon en kosten kunnen deze vanuit de provisierekening worden betaald van zodra de betreffende facturen verschuldigd zijn. Ten laatste bij de eindfactuur die betrekking heeft op de Opdracht wordt de provisierekening gesaldeerd.
6.5. BTW
6.5.1. BTW op ereloon: Het ereloon is exclusief btw. Behalve indien een wet of een ter uitvoering daarvan genomen besluit of administratieve beslissing (circulaire of andere) voorziet in een vrijstelling (daaronder begrepen een verrichting die buiten het toepassingsgebied van de btw valt), zal het ereloon verhoogd worden met de btw tegen het toepasselijke tarief.
6.5.2. BTW op provisie: Er is geen BTW verschuldigd op provisies wanneer aan de vier (4) voorwaarden van onderdeel 10 van de administratieve beslissing BTW Administratie E.T.125.682/3 dd. 18.04.2014 wordt voldaan: (i) de provisie wordt gestort op een afzonderlijke bankrekening, (ii) provisies worden geboekt als schuld op het passief van de balans van LEXCOM, (iii) in de Algemene Voorwaarden is gespecifieerd dat de provisies kwalificeren als waarborg, en (iv) na eindfacturatie wordt het eventuele positief saldo van de provisies teruggestort aan de Cliënt.
6.5.3. BTW op kosten: Er wordt geen btw gefactureerd op voorgeschoten kosten van een niet-btw-plichtige (kosten door LEXCOM betaald aan derden zoals gerechtskosten). Op alle andere kosten is btw verschuldigd tegen het toepasselijke tarief.
6.6. Facturatie en betalingsvoorwaarden
6.6.1. Behoudens andersluidende overeenkomst met de Cliënt, worden de erelonen en kosten in principe maandelijks aan de Cliënt gefactureerd.
6.6.2. Alle facturen zijn contant betaalbaar, tenzij anders is overeengekomen of werd vermeld op de factuur. De plaats van betaling is de zetel van LEXCOM.
6.6.3. Indien een factuur (provisiefactuur, tussentijdse factuur of eindfactuur) geheel of gedeeltelijk niet binnen voormelde termijn wordt betaald, zijn er van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling (i) nalatigheidsinteresten gelijk aan de rentevoet conform de wet van 2 augustus 2002 op de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties verschuldigd vanaf de vervaldatum tot de datum van volledige betaling, alsook (ii) een conventionele forfaitaire schadevergoeding van 10 % op de openstaande hoofdsom met een minimum van 125,00 EUR.
6.6.4. Indien de Cliënt een consument is in de zin van artikel I.1, 2° van het Wetboek Economisch Recht, zal de Cliënt in afwijking van hetgeen bepaald werd in art. 6.6.3. van deze Algemene Voorwaarden eerst een herinnering tot betaling ontvangen met de mededeling dat de Cliënt-consument over een termijn van 14 kalenderdagen beschikt om de openstaande hoofdsom te betalen vooraleer nalatigheidsinteresten en een conventionele forfaitaire schadevergoeding verschuldigd kunnen zijn. Pas nadat de Cliënt-consument geheel of gedeeltelijk in gebreke blijft om de verschuldigde hoofdsom te betalen binnen de termijn van 14 kalenderdagen na (elektronische) kennisgeving van de betalingsherinnering aan de Cliënt-consument zijn (i) nalatigheidsinteresten verschuldigd gelijk aan de referentie-rentevoet vermeerderd met acht procentpunten zoals voorzien in artikel 5, 2e lid van de Wet van 2 augustus 2002 op de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties vanaf de eerste dag na (elektronische) verzending van de betalingsherinnering tot aan de datum van volledige betaling, alsook (ii) een conventionele forfaitaire schadevergoeding, gelijk aan:
20,- EUR indien de verschuldigde hoofdsom kleiner of gelijk is aan 150,- EUR;
30,- EUR vermeerderd met 10% van de verschuldigde hoofdsom indien de verschuldigde hoofdsom meer dan 150,- EUR maar kleiner of gelijk is aan 500,- EUR;
65,- EUR, vermeerderd met 5% van de verschuldigde hoofdsom indien de verschuldigde hoofdsom meer is dan 500,- EUR, met een maximum van 2.000,- EUR.
De kosten voor bijkomende betalingsherinneringen bedragen 7,50 EUR per betalingsherinnering, vermeerderd met de op het ogenblik van (elektronische) verzending van de betalingsherinnering geldende portokosten.
6.6.5. De Cliënt dient LEXCOM schriftelijk en gemotiveerd in kennis te stellen van iedere bemerking of betwisting betreffende de factuur binnen 7 kalenderdagen na factuurdatum. Bij gebrek aan meegedeelde bemerkingen of betwistingen binnen de gestelde termijn wordt de factuur onherroepelijk geacht te zijn aanvaard.
6.6.6. In dossiers waarin LEXCOM de belangen van meerdere Cliënten behartigt, zijn al deze Cliënten hoofdelijk en ondeelbaar gehouden tot betaling van de facturen, zelfs al is de factuur slechts opgesteld op naam van één Cliënt. In de dossiers waarin de Cliënt een beroep doet op zijn rechtsbijstandsverzekeraar, blijft de Cliënt hoofdelijk gehouden tot de betaling van de factuur.
7. Aansprakelijkheid
7.1. Aansprakelijkheidsverzekering
7.1.1. De Advocaten (partner, medewerker en stagiair) van LEXCOM zijn voor hun beroepsaansprakelijkheid individueel verzekerd in eerste rang door de collectieve polis ‘burgerlijke beroepsaansprakelijkheid van advocaten’ onderschreven door de Orde van Vlaamse Balies. De Advocaten zijn bijkomend verzekerd in tweede rang en in derde rang.
1e rang: een waarborg van 2.500.000,- EUR per schadegeval;
2de rang: een bijkomende waarborg van 2.500.000,- EUR per schadegeval, per verzekerde en per verzekeringsjaar in aanvulling en na uitputting van de waarborg in eerste rang;
3de rang: een bijkomende waarborg van 12.500.000,- EUR per schadegeval, per kantoor en per verzekeringsjaar in aanvulling en na uitputting van de waarborg in eerste en tweede rang.
Een verzekeringsattest wordt op eerste verzoek van de Cliënt kosteloos aan hem ter beschikking gesteld. Door de ondertekening van de Cliëntenovereenkomst aanvaardt de Cliënt de verzekeringsvoorwaarden, het bedrag van de dekking en de onderstaande aansprakelijkheidsbeperkingen.
7.1.2. De verzekeringen waarborgen de gevolgen van daden gepleegd in de hele wereld, voor activiteiten die de Advocaten, zelfstandige medewerkers en aangestelden uitvoeren vanuit hun in België gevestigd kantoor, met uitsluiting van cyber-gerelateerde risico’s en met uitsluiting evenwel van eisen die ingesteld worden in de VS, Canada, Wit-Rusland of Rusland of onder de wetgeving of de rechtsmacht van de VS, Canada, Wit-Rusland of Rusland. LEXCOM verwijst voor wat betreft de specifieke voorwaarden van de verzekeringsdekking naar de tekst van de onderschreven verzekeringsovereenkomsten, die prevaleert op de voorgaande samenvatting. Deze tekst is beschikbaar bij de Balie van Gent (www.baliegent.be).
7.1.3. LEXCOM biedt de Cliënt de mogelijkheid om voormelde verzekeringswaarborg te verhogen op kosten van de Cliënt, voor zover en tot het bedrag dat er een verzekeraar bereid wordt gevonden om dekking te verlenen. LEXCOM zal de gevraagde aanvullende verzekeringsdekking aanhouden mits en voor zover de Cliënt tijdig en vooraf de betaling van de betreffende premies voldoet.
7.2. Aansprakelijkheidsbeperkingen
7.2.1. De totale aansprakelijkheid van LEXCOM (in het bijzonder van de Advocaten-partner, Advocaten-medewerker en Advocaten-stagiair), ontstaan uit of in het kader van de Dienstverlening, ongeacht contractueel of extra-contractueel, is uitdrukkelijk beperkt tot de geografische dekking en het bedrag gedekt door de voormelde beroepsaansprakelijkheidsverzekering. De Cliënt aanvaardt derhalve expliciet dat de vergoeding voor enige geleden schade beperkt is tot het bedrag dat effectief door de verzekering wordt uitbetaald, behalve in geval van opzettelijke fout of bedrog van LEXCOM. De Cliënt doet uitdrukkelijk afstand van ieder recht op schadevergoeding voor het bedrag dat het effectief door de verzekeraar uitbetaalde bedrag overtreft.
7.2.2. LEXCOM, alsook haar Advocaten en aangestelden, zijn niet aansprakelijk voor (i) alle onrechtstreekse schade, zoals, maar niet beperkt tot, inkomens- of winstverlies, verlies van marktaandeel of cliënteel, verlies van commerciële opportuniteiten of reputatieschade; (ii) alle schade ontstaan ingevolge overmacht; (iii) schade aan de elektronische systemen van de Cliënt als gevolg van elektronische communicatie, of voor schade veroorzaakt door virussen of gelijkaardige schadelijke systemen; (iv) alle schade voortvloeiend uit handelingen of nalatigheden, ontijdige of gebrek aan reactie (bv. overschrijden van termijnen), incorrecte of onvolledige informatie of onrechtmatige daad in hoofde van de Cliënt, zijn bestuurders, aangestelden, werknemers en tussenpersonen; LEXCOM behoudt zich in dit geval het recht voor om de Cliënt aansprakelijk te houden en enige schade voortkomend uit dergelijk gedrag op de Cliënt te verhalen.
7.2.3. LEXCOM, alsook haar Advocaten en aangestelden, zijn niet aansprakelijk voor schade voortvloeiend uit informatie, het advies of gebeurlijke fout of nalatigheid van derden met inbegrip indien verkregen van advocaten, experten, accountants, etc., waarop LEXCOM een beroep doet, zelfs indien deze derden hun vergoeding aan LEXCOM zouden aanrekenen en/of deze als onderaannemer van LEXCOM aanzien zouden worden. Indien LEXCOM wordt aangesproken ten gevolge van een fout of nalatigheid van LEXCOM, haar Advocaten of aangestelden dan wel derden (met inbegrip van de Cliënt) zullen LEXCOM, haar Advocaten of aangestelden ten hoogste aansprakelijk zijn voor de schade die rechtstreeks is veroorzaakt door de fout of nalatigheid van LEXCOM, haar Advocaten of aangestelden, zonder hoofdelijk of in solidum gehouden te zijn met die derden.
7.2.4. Indien de beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar de schade niet zou dekken, wordt de totale aansprakelijkheid van LEXCOM, haar Advocaten en aangestelden, ontstaan uit of in het kader van de Dienstverlening (met inbegrip van grove fout/nalatigheid), beperkt tot een bedrag (in hoofdsom, interesten en kosten) gelijk aan de facturatie in de laatste twaalf (12) maanden voorafgaand aan het schadegeval met een maximum van 100.000,- EUR per schadegeval.
7.3. Vervaltermijn
7.3.1. Vorderingen in aansprakelijkheid dienen op straffe van verval te worden ingesteld (i) binnen zes (6) maanden volgend op de datum waarop de Cliënt op de hoogte was of redelijkerwijs op de hoogte diende te zijn van de schadeverwekkende gebeurtenis, en (ii) ten laatste binnen de twaalf (12) maanden na het afsluiten van het dossier.
8. Beëindiging van de Dienstverlening
8.1. Schorsingsrecht
8.1.1. In geval de Cliënt in gebreke blijft één of meerdere verbintenis(sen) na te komen, is LEXCOM gerechtigd om zonder rechterlijke tussenkomst de uitvoering van haar verplichtingen onder de Dienstverlening op te schorten totdat de Cliënt aan zijn verplichting(en) heeft voldaan, dan wel de Dienstverlening te beëindigen.
8.1.2. LEXCOM brengt de Cliënt hiervan schriftelijk op de hoogte. Desgevallend wijst LEXCOM de Cliënt op de werkzaamheden en (rechts)handelingen die dringend en noodzakelijk moeten worden gesteld.
8.1.3. LEXCOM is niet aansprakelijk voor schade die zou voortvloeien uit de schorsing van de Dienstverlening.
8.2. Beëindigingsrecht
8.2.1. De Cliënt is gerechtigd de Dienstverlening met LEXCOM op elk ogenblik en zonder motivering te beëindigen mits voorafgaande schriftelijke kennisgeving. De Dienstverlening door LEXCOM neemt een einde bij ontvangst van voormelde schriftelijk kennisgeving.
8.2.2. Behoudens andersluidende bepaling, is LEXCOM gerechtigd de Dienstverlening met de Cliënt op elk ogenblik en zonder motivering te beëindigen door middel van een schriftelijke kennisgeving die voorziet in een redelijke opzegtermijn (d.i. in acht genomen de lopende (procedure)termijnen) die de Cliënt in staat stelt een ander raadsman te consulteren.
8.2.3. Bij beëindiging van de Dienstverlening, ongeacht de reden waarvoor, blijven de erelonen met betrekking tot de geleverde diensten (indien een forfaitair bedrag werd overeengekomen, het pro rata bedrag) alsook de gemaakte kosten tot op het ogenblik van beëindiging verschuldigd door de Cliënt.
8.2.4. Noch de Cliënt, noch LEXCOM of haar Advocaten, zijn gehouden tot enige schadevergoeding voor de rechtmatige beëindiging van de Dienstverlening.
8.3. Afsluiten van het dossier
8.3.1. Wanneer de Dienstverlening wordt beëindigd sluit LEXCOM haar dossier af en stelt zij een eindfactuur op. Behoudens schriftelijke kennisgeving, is het toezenden van de eindfactuur het bewijs van het beëindigen van de Dienstverlening.
8.4. Documenten van de Cliënt
8.4.1. Wanneer LEXCOM originele documenten van de Cliënt in haar bezit heeft, verbindt de Cliënt er zich toe deze documenten op eerste verzoek van LEXCOM op te halen. Het risico van gedeeltelijk of volledig verlies, onbruikbaar worden of beschadiging van deze documenten gaat over op Cliënt op de datum waarop de documenten ter beschikking staan van Cliënt, ongeacht het feit of de Cliënt deze documenten al dan niet heeft afgehaald of in ontvangst heeft genomen. In voorkomend geval kan LEXCOM niet aansprakelijk worden gesteld voor het verlies, de onbruikbaarheid of de beschadiging van deze documenten.
8.5. Archivering van stukken
8.5.1. De Cliënt zal instaan voor de archivering van zijn (originele) stukken en deze bewaren voor de termijn die hij nodig acht om zijn belangen te vrijwaren.
8.5.2. Bij de beëindiging van de Dienstverlening archiveert LEXCOM het dossier en bewaart de stukken gedurende de door de wet bepaalde bewaartermijn. Na deze bewaartermijn worden de stukken definitief vernietigd, behalve tenzij LEXCOM een wettige reden heeft om de stukken langer te bewaren.
9. Splitsbaarheid
9.1. Indien een of meerdere bepalingen van deze Algemene Voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig, onwettig of onuitvoerbaar zouden worden bevonden, dan doet dit geen afbreuk aan de rechtsgeldigheid van het overige deel van de bepaling of deze Algemene Voorwaarden, alsof de nietige, onwettige of onuitvoerbare bepaling hier nooit deel van had uitgemaakt.
9.2. In dergelijk geval, zullen partijen de nietige, onwettige of onuitvoerbare bepaling(en) bovendien wijzigingen en/of vervangen op een wijze die zo goed als juridisch mogelijk de zin en bedoeling van de nietige, onwettige of onuitvoerbare bepaling(en) weergeeft.
10. Toepasselijk recht/reglementering en bevoegde rechtbank.
10.1. LEXCOM en haar Advocaten zijn onderworpen aan de Codex Deontologie voor Advocaten van de Orde van Vlaamse Balies (www.advocaat.be), alsook aan de reglementen van de Balie van Gent (www.baliegent.be).
10.2. Ereloonbetwistingen kunnen, indien de beide partijen hiermee akkoord gaan, worden beslist in een buitengerechtelijk geschillenbeslechting voorzien door de Balie van Gent; meer informatie is terug te vinden op www.baliegent.be/burgerzone/de-advocaat/erelonen-en-kosten/.
10.3. Er bestaat een ombudsdienst consumentengeschillen advocatuur; meer informatie is terug te vinden op https://oca.ligeca.be.
10.4. De bepalingen van deze Algemene Voorwaarden en alle aspecten van de Dienstverlening worden beheerst door het Belgisch recht, de Codex Deontologie voor Advocaten van de Orde van Vlaamse Balies en de reglementen van de Balie van Gent.
10.5. Alle geschillen, die niet door partijen in der minne kunnen worden geregeld, zijn onderworpen aan de exclusieve bevoegdheid van de hoven en rechtbanken te Gent (afdeling Gent).
Algemene Voorwaarden Versie oktober 2023. Eerdere versies kunnen opgevraagd worden via secretariaat@lexcom.be.