PRIVACYBELEID

1. Inleiding

LEXCOM Advocaten BV, met maatschappelijke zetel te 9000 Gent, Kortrijksesteenweg 567, ingeschreven in het RPR Gent (afdeling Gent) en de KBO met ondernemingsnummer BTW BE0458.239.480 (tel.: 09/245.64.40; e-mail: secretariaat@lexcom.be) hecht belang aan uw privacy. LEXCOM Advocaten BV treft alle passende maatregelen opdat de verwerking in overeenstemming zou zijn met de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 van 27 april 2016 (“AVG”).

De gegevens worden enkel gebruikt voor het verschaffen van informatie omtrent LEXCOM Advocaten BV en haar dienstverlening. Uw persoonsgegevens worden nooit doorgegeven of ter beschikking gesteld aan derden zonder uw toestemming. LEXCOM Advocaten BV begrijpt uw wens dat de persoonlijke gegevens die u ons verstrekt zowel privé als veilig worden bewaard. Dit privacybeleid legt uit hoe we de persoonlijke informatie die u ons geeft zullen gebruiken en hoe we ervoor zorgen dat die veilig wordt bewaard.

LEXCOM Advocaten BV doet er alles aan om ervoor te zorgen dat onze website (www.lexcom.be) voor u volledig veilig te gebruiken is. LEXCOM Advocaten BV heeft de nodige technische en organisatorische maatregelen genomen om uw gegevens doeltreffend te beschermen tegen ongeoorloofde toegang en gebruik.

U heeft steeds het recht op inzage en eventuele correctie van uw persoonsgegevens (zie Contactfiche).

LEXCOM Advocaten BV kan anonieme of geaggregeerde gegevens verzamelen van niet-persoonlijke aard, zoals browser type of IP-adres, het besturingsprogramma dat u gebruikt of de domeinnaam van de website langs waar u naar onze-website gekomen bent, of waarlangs u die verlaat. Dit maakt het ons mogelijk om onze website permanent te optimaliseren voor de gebruikers.

LEXCOM Advocaten BV verwerkt en bewaart persoongegevens zoals aangegeven in het dataverwerkingsregister dat op aanvraag consulteerbaar is.

Indien u vragen heeft over dit privacybeleid of u bent het er niet mee eens, neem dan contact op via het contactformulier (zie Contactfiche) of telefonisch tijdens de kantooruren via het nummer 09/245.64.40 voordat u de website gebruikt.

Wij behouden ons het recht voor om het Privacybeleid op elk moment te wijzigen. Controleer deze pagina om er zeker van te zijn dat u tevreden bent met eventuele wijzigingen.

2. Verzameling van gegevens

LEXCOM Advocaten BV is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. LEXCOM Advocaten BV is de verwerkingsverantwoordelijke. Dit betekent dat zij het doel en de middelen van de verwerking bepaalt en instaat voor de rechtmatige en correcte verwerking van uw persoonsgegevens.

LEXCOM Advocaten BV verzamelt uw persoonlijke informatie in een aantal situaties. Wanneer u zich aanmeldt voor onze mailinglijst, vragen wij uw naam en e-mailadres. LEXCOM Advocaten BV verzamelt ook de persoonlijke informatie die u verstrekt wanneer u contact met ons opneemt, als u zich aanmeldt voor een van onze evenementen of in het kader van het sluiten en/of de uitvoering van (diensten)overeenkomsten met u. Tot slot houden we een overzicht bij van berichten die u ons per e-mail verstuurd.

Klanteninformatie wordt verzameld in KLEOS en in het hardcopy dossier van de klant. Aldaar bewaart LEXCOM Advocaten BV (alle of een gedeelte van) de volgende (persoons)gegevens:

• van natuurlijke personen: naam, voornaam, telefoonnummer, faxnummer, e-mailadres, geboortedatum, geboorteplaats, ondernemingsnummer, rijksregisternummer of paspoortnummer, domicilieadres en eventueel verblijfsadres, beroep, gebruikelijk rekeningnummer, kopie van identiteitskaart of paspoort (voor- en achterzijde), kopie van KBO inschrijving, alsook alle of een gedeelte van voormelde (persoons)gegevens van eventuele lasthebber(s) van deze natuurlijke personen;
• van rechtspersonen: rechtsvorm, vennootschapsnaam, handelsnaam, maatschappelijke zetel, uitbatingszetel, KBO nummer, BTW nummer, telefoonnummer, faxnummer, e-mailadres, kopie van oprichtingsakte en/of (gecoördineerde) statuten, gebruikelijk rekeningnummer, alsook alle of een gedeelte van voormelde (persoons)gegevens van bestuurders en/of aandeelhouders en/of begunstigden en/of hoofdcontactperso(o)n(en) en/of eventuele andere lasthebber(s) van deze rechtspersonen.

LEXCOM Advocaten BV verwerkt tevens gerechtelijke en/of strafrechtelijke gegevens in zoverre dit noodzakelijk is voor de verdediging van uw belangen als cliënt en/of noodzakelijk voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een (rechts)vordering.

Daarnaast bewaart LEXCOM Advocaten BV ook uw bedrijfs- en facturatiegegevens en facturen.

Contactgegevens verstrekt door het uitwisselen van business cards of door middel van telefonisch contact, kunnen eveneens opgeslagen worden.

Als u onze website gebruikt, hou er dan rekening mee dat we mogelijk ook de delen van de website die u bezoekt en informatie over uw computer registreren. Zoals de gebruikte browser, uw netwerklocatie, het type verbinding dat u gebruikt (bijv. breedband, ASDL enz.) en uw IP-adres. We doen dit door cookies te gebruiken (hoewel de informatie die we via onze cookies verzamelen anoniem blijft). Zie ons Cookiebeleid voor meer informatie over wat een cookie is en hoe we die gebruiken op onze website.

3. Gebruik van gegevens

3.1.

Behalve zoals uiteengezet in deze paragraaf, zal LEXCOM Advocaten BV uw persoonlijke gegevens nooit zonder uw toestemming aan derden verkopen, uitwisselen of bekendmaken.

LEXCOM Advocaten BV kan uw persoonlijke informatie vrijgeven wanneer zij van mening is dat dit noodzakelijk is om te voldoen aan de wet of om de gebruiksvoorwaarden van LEXCOM Advocaten BV te handhaven of om de rechten, eigendommen of veiligheid van LEXCOM Advocaten BV of andere derden te beschermen.

LEXCOM Advocaten BV kan uw persoonlijke gegevens delen met organisaties die namens LEXCOM Advocaten BV handelen en die de informatie alleen gebruiken om een dergelijke service te verlenen.

3.2.

LEXCOM Advocaten BV verwerkt uw persoonsgegevens voor volgende doeleinden:

• Cliëntenbeheer – uitvoering van onze diensten:

LEXCOM Advocaten BV verwerkt uw persoonsgegevens om in contact te treden met u, uw eventuele vragen te kunnen verwerken en beantwoorden en u de nodige inlichtingen te verschaffen over ons, onze diensten, onze advocaten, onze erelonen of andere met onze dienstverlening gerelateerde informatie.

Tevens beheren wij uw persoonsgegevens voor het beheren van onze cliëntenbestanden, het uitvoeren en opvolgen van opdrachten, administratie, facturatie en boekhouding.

Wij verwerken uw persoonsgegevens m.o.o. het sluiten en uitvoeren van (diensten)overeenkomsten met u. De dienstverlening van LEXCOM Advocaten BV kan onder meer betrekking hebben op adviesverlening, bijstand bij bemiddeling, bijstand bij een onderhandeling, bijstand bij een procedure en optreden als (bijzonder) lasthebber.

De verwerking van uw gegevens voor deze doeleinden is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst met u en/of om op uw verzoek bepaalde maatregelen te nemen vóór of met het oog op het sluiten van deze overeenkomst.

Tevens kunnen wij in het kader van de overeenkomst met u of op basis van onze gerechtvaardigde belangen gegevens van andere betrokkenen verwerken.

Indien u bepaalde van uw persoonsgegevens, zoals identificatiegegevens en/of financiële gegevens, die noodzakelijk zijn in het kader van de overeenkomst of op grond van wettelijke verplichtingen, niet verstrekt, dan kunnen wij u niet contacteren en/of kunnen wij onze diensten niet uitvoeren.

• Leveranciersbeheer:

LEXCOM Advocaten BV verwerkt ook persoonsgegevens van onze dienstverleners in het kader van de overeenkomst met hen of op basis van onze gerechtvaardigde belangen.

• Sollicitantenbeheer (werving en selectie):

LEXCOM Advocaten BV kan uw persoonsgegevens verwerken in het kader van een sollicitatie bij LEXCOM Advocaten BV. Dit kan op basis van de voorbereiding en/of uitvoering van een (arbeids)overeenkomst met u, uw toestemming of onze gerechtvaardigde belangen.

• Het naleven van toepasselijke wetgeving:

Bepaalde gegevens moet LEXCOM Advocaten BV verwerken in het kader van het naleven van bepaalde wetgeving van toepassing op ons, onze advocaten en onze beroepsactiviteiten. Zo zijn wij verplicht om de identiteit van onze cliënten te verifiëren in het kader van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten. In dit verband verwerken wij uw (persoons)gegevens zoals hierboven vermeld.

De verwerking van uw persoonsgegevens, al dan niet op of via de website (www.lexcom.be), maakt niet het voorwerp uit van zgn. “geautomatiseerde individuele besluitvorming” of van profilering.

4. Bewaren van gegevens

LEXCOM Advocaten BV zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk om de hierboven bepaalde doeleinden te bereiken, tenzij op de bewaring of verwerking ervan bijzondere wettelijke bepalingen van toepassing zijn.

LEXCOM Advocaten BV is op grond van artikel 2276bis Burgerlijk Wetboek ontlast van haar beroepsaansprakelijkheid en niet meer verantwoordelijk voor bewaring van stukken vijf jaar na het beëindigen van haar opdracht. In die zin moet LEXCOM Advocaten BV uw persoonsgegevens minstens vijf jaar na de beëindiging van haar opdracht bijhouden.

5. Opvragen, aanpassen en verwijderen van persoonlijke gegevens

U beschikt over het wettelijk recht op inzage, eventuele correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens. Mits bewijs van identiteit (kopie identiteitskaart) kunt u via een schriftelijke, gedateerde en ondertekende aanvraag gericht aan LEXCOM Advocaten BV, te 9000 GENT Kortrijksesteenweg 567, dan wel via secretariaat@lexcom.be, gratis de schriftelijke status bekomen van uw persoonsgegevens.

Indien nodig kunt u ook vragen de gegevens te corrigeren die onjuist, niet volledig of niet pertinent zouden zijn.

Het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens kunt u echter niet uitoefenen indien de verwerking nodig is:

• voor het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie;
• voor het nakomen van een wettelijke verplichting van LEXCOM Advocaten BV zoals haar verplichting om dossiers en gegevens van u vijf jaar te bewaren in het kader van de beroepsaansprakelijkheid van advocaten (artikel 2276bis Burgerlijk Wetboek);
• voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een (rechts)vordering.

U hebt het recht om een beperking van de verwerking te verkrijgen indien u:

• de juistheid van de persoonsgegevens waarover wij beschikken, betwist;
• de verwerking onrechtmatig is en u zich tegen het wissen van de persoonsgegevens verzet en in de plaats daarvan om de beperking van het gebruik ervan verzoekt;
• LEXCOM Advocaten BV deze gegevens niet meer nodig heeft terwijl u deze gegevens wel nog nodig heeft voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering; of
• in afwachting van een antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van LEXCOM Advocaten BV zwaarder doorwegen dan die van u indien u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang.

U hebt het recht ons te vragen om de persoonsgegevens die wij van u hebben verkregen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en om die gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen. Dit recht heeft u enkel indien de verwerking door LEXCOM Advocaten BV berust op uw toestemming of de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht. Zo kan u ons bv. verzoeken uw dossier en gegevens rechtstreeks te bezorgen aan uw advocaat die LEXCOM Advocaten BV opvolgt.

Indien de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op uw toestemming, hebt u het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken.

U hebt het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – T: +32(0)2 274 48 00 – E: contact@apd-gba.be).

In geval van een klacht of vragen omtrent de uitoefening van bovenvermelde rechten kunt u LEXCOM Advocaten BV contacteren via het contactformulier (zie Contactfiche) of telefonisch tijdens de kantooruren via het nummer 09/245.64.40.

6. Links

Ons privacybeleid is alleen van toepassing op www.lexcom.be, en niet op eventuele andere websites. Zodra u onze website hebt verlaten, kunnen wij niet verantwoordelijk worden gehouden voor de inhoud en/of de bescherming en privacy die u aan andere websites verstrekt.

7. Veiligheid

LEXCOM Advocaten BV acht de beveiliging van uw persoonlijke gegevens zeer belangrijk. Om ongeoorloofde toegang of openbaarmaking te voorkomen, bewaren we uw gegevens op een beveiligde server en zijn er passende veiligheidsmaatregelen getroffen om wijzigingen, verlies of misbruik van gegevens die onder onze controle staan te proberen voorkomen.

Als u op enig moment vermoedt of zich bewust wordt van een beveiligingsincident (dat wil zeggen dat u bijvoorbeeld verdachte communicatie ontvangt van iemand die zichzelf voorstelt als een medewerker van LEXCOM Advocaten BV of van een dupe-website die beweert aangesloten te zijn bij LEXCOM Advocaten BV), kan u het incident melden via e-mail via secretariaat@lexcom.be of telefonisch tijdens de kantooruren via het nummer 09/245.64.40.

8. Het gebruik van cookies

Tijdens een bezoek aan de website (www.lexcom.be) kunnen cookies op uw harde schijf geplaatst worden en dit enkel en alleen om de website beter af te stemmen op de behoeften van de terugkerende bezoeker. Deze mini bestandjes of cookies worden niet gebruikt om het surfgedrag van de bezoeker op andere websites na te gaan.

Uw internetbrowser laat u toe dat u het gebruik van cookies verhindert, weigert of verwijdert. In dat geval kan LEXCOM Advocaten BV de behoorlijke werking van de website niet garanderen.

Meer informatie over het gebruik van cookies door LEXCOM Advocaten BV kan u terugvinden in ons Cookiebeleid.